Іноді в наданні послуг або постачанні ресурсів для населення бувають збої. Не будемо перераховувати причини. Але вони є, і їх треба враховувати. Враховувати - означає зменшити суму до оплати, що надається за планом.
В обліку актів є кілька аспектів.
Перший, очевидний - треба зменшити суму до сплати, тобто обчислити величину зняття. Це не просте завдання, адже акти вводяться за принципом від документа, тобто "як є". У них вказуються джерела, адреса або особові рахунки, для яких проводиться відключення або зняття якості. Для актів, які відносяться до поточного періоду, складність полягає в накладенні періодів дії актів. Не можна двічі зняти нарахування за один і той же день, якщо для нього введено два різні акти про відключення. Ще складніший розрахунок для тих актів, які вказують на минулі періоди. Крім накладень тут треба ще врахувати суми знять, які вже були зроблені раніше. А ще бувають помилки, допущені в минулих періодах і виявлені в поточному. Тоді помилкові акти потрібно сторнувати і повернути зняття.
Другий аспект менш очевидний, але не менш простий. Результат зняття треба пояснити спочатку користувачеві-бухгалтеру, а потім споживачеві. Не тільки показати суму зняття, а ще й треба її розшифрувати, розкласти по причинам, по актам, привести вихідні дані, проміжні результати розрахунків. Людина повинна повірити, що акт врахований, і що сума зняття правильна.
І третій аспект - визначення суми збитків і за чий рахунок списати збитки. Наприклад, зняття із-за тимчасової відсутності мешканця не є збитками. Це просто зменшення обсягу реалізації послуг. Але відключення в подачі води може бути з провини ЖЕКу, технік якого забув закрити вентиль, або з провини водоканалу, у якого зіпсувався насос на розподільнику. Тому в програмі БАС ми розкладаємо суму зняття на причини і формуємо звіт для бухгалтерії. При цьому якщо причини накладаються, то використовуємо правила пріоритетів, що складаються бухгалтером.
